Aan sommige dingen kun je niet makkelijk wennen. Dat komt doordat je het niet vaak hoeft te doen. Het organiseren van een zakelijk evenement is een van die dingen. Natuurlijk zijn er mensen die al jaren in een bedrijf werken en dit soort taken op zich nemen, maar voor de meeste mensen is het onbekend terrein. Om het organiseren van congressen, grote vergaderingen en soortgelijke evenementen te vergemakkelijken, geven wij je wat tips. Mocht je deze taak een keer krijgen, weet je in ieder geval wat je te doen staat.
WAAR TE BEGINNEN?
Zoals dat voor veel dingen geldt, is het ook met het organiseren van een zakelijke gelegenheid lastig ergens te beginnen. Je weet wat je uiteindelijk wilt hebben, maar de weg er naartoe kan lastig zijn. Als eerst willen wij je daarom duidelijk maken dat je niet tijdens het proces pas moet bedenken wat je gaat doen. Van te voren kun je nagaan wat er allemaal gedaan moet worden om het gewenste resultaat te krijgen. Vervolgens kun je voor jezelf bedenken welke onderdelen de prioriteit hebben en welke nog even kunnen wachten. Door dit op te schrijven wordt het meteen duidelijk waar je moet beginnen met organiseren.
WEET WAT BELANGRIJK IS
Als je zelf niet precies weet wat de belangrijkste dingen op je lijstje zijn, kom je vooralsnog niet zo ver. Gelukkig zijn dat vaak dezelfde dingen en kunnen wij je hier een klein beetje mee helpen. Het in gedachten houden van de genodigden is het meest importante deel van de organisatie. Op het moment dat je niet weet hoeveel mensen er zullen zijn, kun je geen congreslocatie zoeken. Als je dit wel weet kun je jezelf vragen stellen als, wat voor apparatuur is er nodig? En wordt de catering ook verzorgt. De rest van de dingen die je moet regelen komen allemaal hierna.
BEGIN OP TIJD
Het kan allemaal misgaan als je niet op tijd begint met het plannen van het evenement. Met tijd te kort zijn veel dingen niet meer te regelen of niet meer zoals je het had gewild. Houd er ook rekening mee dat de agenda’s van anderen ook nog vrij moet zijn op het moment dat je het congres (of dergelijk evenement) aankondigt. De beste timing om te beginnen met organiseren is meteen nadat je hebt gehoord dat je een congres moet organiseren. De eerst volgende keer dat jij een zakelijk evenement als een congres moet organiseren weet je precies hoe je dit moet aanpakken.